Qui doit-on aviser lorsqu’on déménage un bureau ou une entreprise ?

Qui doit-on aviser lorsqu’on déménage un bureau ou une entreprise ?

Déménager un bureau est compliqué. Avec tant de choses à faire, il est facile de négliger des tâches plus petites, mais vitales. Pour garder votre bureau sur la bonne voie, utilisez la liste de contrôle suivante qui vous permettra de vous assurer que rien n’est laissé en suspens.

De plus, assurez-vous d’avoir une liste de contrôle des tâches essentielles pour aider votre bureau à déménager.

Clients et consommateurs

C’est une bonne idée d’informer d’abord votre clientèle du déménagement, de préférence au moins un mois avant que le déménagement ait lieu. Fournir des informations sur le nouvel emplacement, soit en envoyant une lettre officielle ou un courriel avec une carte jointe ou jointe à toutes les personnes figurant dans la base de données de votre entreprise. Ou dans le cas d’un magasin de détail, placer une carte et un panneau de notification sur la porte d’entrée et fournir un petit prospectus avec chaque achat. Affichez l’information sur votre page Web avec des directives faciles à suivre et tous les détails qui permettront à vos clients de revenir ; cela pourrait inclure une vente  » d’emménagement  » ou une fête d’ouverture officielle.

Vous devriez également faire savoir à vos clients si vous fermerez pendant le déménagement ou si vous réduirez vos heures d’ouverture. Il s’agira d’un avis essentiel pour s’assurer que les clients ne sont pas frustrés si votre porte est verrouillée. Le fait de savoir à l’avance quand vous serez ouvert aux affaires vous épargnera beaucoup d’appels téléphoniques de vos clients et les empêchera d’aller chez vos concurrents pour le service. En d’autres termes, faites connaître à vos clients votre plan de service pendant la transition.

Fournisseurs de services, vendeurs et organismes gouvernementaux

Informez les services et les fournisseurs que votre entreprise utilise régulièrement. Il peut s’agir d’une imprimante, d’un service de messagerie, d’un magasin de fournitures de bureau ou d’un fournisseur de services Internet.

Banques et assurances

Les banques auront besoin d’un préavis ; vous devrez changer l’adresse des chèques d’entreprise, puis faire imprimer les chèques, aviser les sociétés émettrices de cartes de crédit et toute autre institution financière ou fournisseur de services. Vous pouvez décider qu’il serait avantageux pour votre entreprise de transférer des comptes d’entreprise d’une banque à une autre ou d’une succursale à une autre ; discutez avec votre représentant bancaire des services offerts dans le nouveau quartier ou dans le nouvel emplacement.

Les compagnies d’assurance doivent également être avisées à l’avance. Ils devront évaluer le nouvel espace et vous fournir une nouvelle estimation s’il y a lieu. C’est le moment idéal pour discuter avec votre assureur de l’assurance déménagement et de ce dont vous aurez besoin pour vous assurer que votre bureau est protégé.

Modifier les messages téléphoniques entrants

En plus de la mise à jour de l’information sur l’entreprise et du matériel de marketing, il existe d’autres façons de vous assurer que le public est au courant du déménagement à venir. Ajoutez une notification au répondeur ou au service de messagerie vocale indiquant la date du déménagement, l’endroit où vous déménagez et comment cela pourrait affecter le service. De plus, fournissez les coordonnées des clients qui pourraient avoir des préoccupations particulières.

Demandez également aux employés de changer la ligne de messagerie vocale de leur bureau avec des renseignements sur le déménagement et la nouvelle adresse. Encore une fois, c’est un moyen facile de rappeler le déménagement à vos contacts et d’informer ceux qui ne sont pas dans la base de données des contacts du changement.

Modifiez votre ligne de signature

L’ajout d’un avis dans la ligne de signature des courriels de tous les employés permet de s’assurer que chaque courriel envoyé rappellera au destinataire le déménagement à venir. C’est un excellent moyen d’atteindre les personnes qui ne figurent pas sur la liste des personnes-ressources de l’entreprise.

Timbre Correspondance sortante

Achetez un timbre rouge portant la mention « Note New Address » ; les timbres peuvent habituellement être achetés dans un magasin de fournitures de bureau. Estampiller les en-têtes de lettres mis à jour pour s’assurer que les destinataires sont au courant du changement d’adresse. Notez que cette étape de notification peut ne s’appliquer qu’une fois le déménagement terminé.

Téléphone

Ce devrait être le premier utilitaire que vous contacterez au sujet de votre déménagement ; vous voulez vous assurer que votre entreprise reste ouverte pendant le déménagement ou qu’il y ait le moins de perturbations possible. Informez la compagnie de téléphone de la date du déménagement et demandez que les téléphones soient installés et prêts à fonctionner dans le nouvel emplacement la veille de la date de votre emménagement, juste pour vous assurer que le système est opérationnel à cette date.

Demandez à l’entreprise de mettre en place un système de renvoi d’appel à compter du jour de votre déménagement. Si votre entreprise change de numéro de téléphone, demandez qu’un avis soit ajouté à votre ancien numéro pour informer les appelants du changement de numéro de téléphone. Une fois que vous avez déménagé, c’est une bonne idée d’appeler votre ancien numéro pour vous assurer que le service est en place. De plus, assurez-vous que votre nouveau numéro d’entreprise et votre nouvelle adresse sont mis à jour dans le prochain annuaire téléphonique et répertoire.

Comptes postaux, courriels et médias sociaux

Avisez le bureau de poste de votre déménagement et prenez les dispositions nécessaires pour que le courrier soit acheminé pendant quelques mois après le déménagement. Tel qu’indiqué précédemment, ajoutez un avis de déménagement aux lignes de signature de l’employé avant et après le déménagement ; après le déménagement, la signature doit demander au destinataire de noter le changement d’adresse et les coordonnées du contact.

De plus, les entreprises de messagerie régulières qui ramassent et déposent les envois devraient également être avisées du changement d’adresse et de tout changement de service.

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