Liste de vérification des tâches à accomplir lors du déménagement d’une entreprise

Liste de vérification des tâches à accomplir lors du déménagement d’une entreprise

Se préparer à déménager un bureau ou une entreprise peut être beaucoup plus compliqué que de déménager un ménage. Il est essentiel de vous préparer et de vous assurer que tout ce qui figure sur votre liste est complet.

Utilisez cette liste de vérification rapide comme guide pour garder votre entreprise sur la bonne voie.

Déterminer un échéancier et un calendrier

La première chose que vous devriez faire est de déterminer votre horizon temporel. Fixez la date à laquelle toutes les choses doivent être hors de l’espace de bureau, qui est la date finale de votre déménagement. Vous aurez probablement besoin de quelques jours pour déménager, selon la quantité de choses que vous aurez à déménager. Travaillez à rebours à partir de la date de votre déménagement et dressez une liste de toutes les choses que vous devez faire avant l’arrivée des camions.

Attribuer des tâches et mettre sur pied un comité de déménagement au besoin

C’est une bonne idée de faire participer le personnel au déménagement tôt. Un comité de déménagement peut non seulement vous aider à organiser et à planifier le déménagement, mais aussi faciliter la transition pour le reste du personnel. Demandez au comité d’examiner toutes les tâches et d’attribuer les rôles au besoin. Au fur et à mesure que vous avancerez, vous devrez probablement ajouter des tâches à la liste et vous assurer d’assigner des tâches, aussi – il y en a trop pour tout faire vous-même.

Établir un plan de communication interne et externe

Un plan de communication interne permettra aux employés d’être tenus au courant des plans de déménagement, tandis qu’un plan externe tiendra vos clients et vos fournisseurs au courant des activités de votre entreprise pendant le déménagement afin que vous puissiez poursuivre vos activités pendant la transition.

Embaucher des déménageurs

Comme tout déménagement, l’embauche de bons déménageurs prend du temps et devrait être l’une des premières tâches sur votre liste. Demandez à un membre du personnel de dresser une liste d’au moins cinq compagnies de déménagement, puis assurez-vous de faire une enquête approfondie avant de les embaucher. Déterminez le budget, obtenez des devis et comparez les services de différentes compagnies de déménagement pour décider lequel embaucher.

Embauchez des emballeurs professionnels

Si votre budget de déménagement vous permet d’embaucher des emballeurs professionnels, faites-le. Cela vous évitera, à vous et à vos employés, d’avoir à emballer des parties du bureau qui sont communes et souvent les espaces les plus difficiles à emballer et à déplacer. On peut demander aux employés d’emballer leur bureau ou leur bureau, car c’est aussi l’occasion pour le personnel de nettoyer leurs espaces et de se débarrasser des choses qu’ils n’ont pas besoin de déplacer.

Création d’un nouveau plan et d’une nouvelle disposition de bureau

C’est là que votre comité de déménagement sera vraiment utile. C’est toujours difficile d’emménager dans un nouvel espace, mais quand il faut savoir où tout et tout le monde va, cela prend beaucoup de temps. Assurez-vous de savoir où chaque meuble sera placé et où chaque employé sera assis. Plus le plan est détaillé, mieux c’est.

Parlez à vos fournisseurs actuels

Déménager une entreprise peut signifier changer de fournisseur de services. Vérifiez vos contrats et décidez si vous resterez avec vos fournisseurs actuels ou si vous envisagerez de changer de fournisseur. Vous devrez déterminer ce que le nouvel espace nécessitera en termes de lignes téléphoniques et d’infrastructure réseau. Parlez-en à votre nouveau propriétaire et à vos fournisseurs pour vous assurer que vous savez ce dont le nouvel espace a besoin afin qu’il n’y ait pas de lacunes dans les services. Pour tout équipement que vous louez, communiquez avec le concessionnaire pour l’aviser du déménagement et lui indiquer la meilleure façon de transporter son équipement au nouvel emplacement.

Tenir les employés au courant et les informer

Un déménagement peut être difficile pour les employés. Cela peut signifier un changement dans la façon dont ils font la navette et si leur trajet est maintenant plus long qu’avant le déménagement. Si vous déménagez dans un espace plus petit, le personnel doit savoir comment les bureaux seront attribués et à quoi ressemblera leur nouvel espace. Les employés devraient être informés à chaque étape du processus. Essayez de garder un horaire de déménagement sur le tableau d’affichage de la cuisine ou tout autre espace commun pour que les gens puissent voir comment les choses avancent et ce qu’on attend d’eux en tant qu’employés.

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