Comment planifier et organiser le déménagement d’une entreprise

Comment planifier et organiser le déménagement d’une entreprise

Le déménagement de votre entreprise dans un nouveau bureau est un processus en plusieurs étapes qui exige une planification minutieuse et plusieurs étapes de préparation. Comme pour tout grand projet, il est préférable de répartir la charge de travail et d’assigner des tâches spécifiques à différents employés.

Commencer le processus tôt et maintenir une communication ouverte et fréquente sont les clés d’un déménagement réussi et moins stressant.

Créer une ligne du temps

Créez un calendrier qui comprend toutes les étapes essentielles de votre déménagement. Pour vous assurer que le calendrier est réalisable, discutez du plan avec tous les membres de l’équipe qui participent au déménagement. Soyez réaliste quant au temps dont vous aurez besoin. Un petit bureau peut avoir besoin d’au moins trois mois pour se préparer, tandis qu’un bureau de taille moyenne à grande peut avoir besoin d’une planification de six à huit mois ou plus. Dans tous les cas, la clé est de commencer le plus tôt possible.

Concevoir le nouvel espace

L’étape suivante consiste à recueillir toutes les informations disponibles sur le nouvel espace. Essayez d’obtenir des plans ou un plan d’étage afin de pouvoir identifier les composants clés, tels que les prises électriques et l’espace de rangement, et commencez à concevoir le nouvel aménagement du bureau. C’est aussi une bonne idée d’avoir un plan d’aménagement général pour votre espace actuel afin de pouvoir comparer les deux. S’il y a des endroits dans le bureau actuel qui ne fonctionnent pas, identifiez-les maintenant afin que les mêmes problèmes puissent être évités dans votre nouvel espace.

De plus, dressez une liste des problèmes potentiels liés au nouvel espace, comme une aire de réception plus petite ou une capacité d’entreposage moindre, ou peut-être un espace ouvert plus grand qui nécessite plus de cellules ou de murs temporaires. Il peut être nécessaire d’embaucher des charpentiers, des peintres, des électriciens, des installateurs de systèmes ou d’autres professionnels pour construire des murs, ajouter du câblage ou apporter des changements esthétiques avant votre emménagement.

Constituez votre équipe mobile

Pour les bureaux de taille moyenne à grande, nommer une personne (ou demander des bénévoles) de chaque département ou division pour coordonner leur secteur particulier. Cette tâche peut être confiée au superviseur ou au gestionnaire du service, qui peut alors s’assurer que chaque employé assume la responsabilité d’emballer son bureau, ses dossiers et ses effets personnels. Pour les petits bureaux, vous pouvez être seul. Si c’est le cas, identifiez quelques personnes clés qui pourraient vous aider à coordonner le déménagement.

Votre équipe peut également vous aider à identifier les problèmes actuels de l’ancien local et à trouver des solutions possibles pour le nouveau bureau. C’est une excellente façon d’intégrer d’autres points de vue et de parvenir à un consensus, surtout si certains employés ne sont pas en faveur du changement.

Tenir des réunions régulières

Dans votre horaire, prévoyez des rencontres régulières pour discuter du déménagement et de son évolution avec tous les employés. Il est important de tenir tout le monde informé et de prendre le temps de répondre aux préoccupations et aux commentaires des employés. Le déménagement est stressant pour toutes les personnes concernées et peut être plus stressant si les décisions ne sont pas communiquées adéquatement.

Déterminez votre budget

Si vous avez un budget spécifique pour votre déménagement, il est important d’identifier les coûts avant d’embaucher des déménageurs, ou même avant d’emballer la première boîte.

Attribuer des tâches

Demandez à votre équipe de déménagement de créer une liste des tâches qui doivent être accomplies dans les semaines précédant votre déménagement et assurez-vous que les tâches critiques sont ajoutées à l’échéancier. Demandez à chaque chef de service ou superviseur ce qui est exigé de leur région, ce qui peut inclure des fournisseurs de services spécialisés, comme des installateurs de lignes téléphoniques ou des spécialistes des réseaux informatiques. Assurez-vous également que les aires communes sont couvertes, comme l’aire de réception, le hall d’entrée et les espaces d’entreposage.

Embauchez les déménageurs

Embaucher des déménageurs est l’une des tâches les plus critiques de déplacer une entreprise, et il Ya des entreprises de déménagement qui se spécialisent dans les déménagements de bureau. Comme tout déménagement de ménage, il est important de s’assurer que l’entreprise est fiable et que vous recevez le meilleur service au meilleur coût. Faites vos recherches, posez les bonnes questions et demandez à l’entreprise de venir à votre bureau pour évaluer votre déménagement.

Cette tâche peut être assignée à une personne ou à un groupe ou à quelques personnes différentes, chacune appelant des sociétés spécifiques et comparant ensuite ses notes. Dans tous les cas, commencez tôt pour vous assurer d’obtenir le meilleur prix et de répondre à vos besoins.

Créer une liste de contacts

Une liste de contacts vous permet de vous assurer que toutes les personnes avec qui vous faites affaire, y compris les fournisseurs et les clients, savent que vous déménagez. C’est une bonne idée de confier cette tâche à une seule personne afin d’éviter que les contacts ne passent entre les mailles du filet. Informer les clients et les clients nécessite des communications spécifiques sur votre nouvel emplacement et sur la façon dont l’entreprise fonctionnera pendant le déménagement. De telles informations sont essentielles pour s’assurer que vos clients n’iront pas ailleurs pour vos services.

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