Comment communiquer avec le personnel lors du déménagement d’un bureau ou d’une entreprise

Comment communiquer avec le personnel lors du déménagement d’un bureau ou d’une entreprise

La plupart des organisations qui comptent plus d’une poignée de personnes ont besoin d’une stratégie de communication solide pour les communications internes et externes.

Qu’il s’agisse d’avis concernant des changements de politiques, de procédures quotidiennes ou de tout autre sujet d’actualité, les employés doivent être informés des choses importantes.

Cela comprend également l’élaboration d’un plan pour le déménagement d’un bureau et l’élaboration d’une liste de contrôle pour le déménagement.

Même si vous pensez qu’il y a tellement d’étapes dans la planification d’un déménagement de bureau que vous n’avez même pas le temps d’envisager les communications, vous devez vraiment prendre un jour ou deux pour créer une stratégie ferme qui tiendra les employés et vos clients au courant des changements à venir.

Il est très important de garder vos employés directement impliqués dans le déménagement, car ils seront probablement les plus touchés par le déménagement.

Messages internes clés

Les messages clés devraient porter sur le calendrier, l’emballage, les fermetures de bureaux, la nouvelle disposition des bureaux et les détails concernant le nouvel emplacement.

Chronologie : Assurez-vous d’énumérer toutes les étapes clés du déménagement afin que tout le monde sache à quoi s’attendre et à quel moment.

Instructions d’emballage : Donner au personnel des instructions sur la façon d’emballer leurs bureaux ou leurs cabines pour le déménagement. Cela devrait inclure où se procurer le matériel d’emballage, ce qu’ils sont responsables de l’emballage et les dates limites.

Avis préalable de toute fermeture de bureau : Pendant le déménagement, vous devrez peut-être fermer le bureau pour permettre l’emballage final et le déménagement de l’équipement et du mobilier de bureau. Assurez-vous que votre personnel est au courant de ces dates et de la façon dont l’entreprise poursuivra ses activités pendant le déménagement et de l’incidence que cela aura sur son horaire de travail et sa charge de travail.

Nouveau plan du bureau : Le personnel voudra savoir très tôt à quoi ressembleront les nouveaux locaux et comment les bureaux seront aménagés. Auront ils encore leur propre espace ou seront-ils maintenant dans une cabine ou dans un plan d’étage ouvert ? Assurez-vous de créer un moyen d’informer le personnel de la façon dont son espace de travail pourrait changer.

Le nouvel emplacement, le stationnement et les options de transport en commun : Fournir au personnel toute l’information dont il a besoin au sujet du nouvel emplacement afin qu’il puisse préparer le transport vers le nouvel emplacement.

Façons de communiquer les objectifs au personnel

La façon dont vous transmettez le message doit être déterminée par le type de message qu’il est. Par exemple, l’échéancier pourrait facilement être transmis par l’intranet de votre entreprise, tandis que les fermetures de bureaux pourraient être mieux présentées lors d’une réunion du personnel pour s’assurer qu’on peut poser des questions et y répondre.

Intranet : Pour les entreprises ou organisations qui disposent d’un intranet, c’est généralement la meilleure plate-forme pour la plupart des messages. Il permet une mise à jour facile des fichiers et des informations qui peuvent atteindre tous les employés.

Réunions en personne : Quel que soit le message, les réunions du personnel sont un bon endroit pour faire des annonces et permettre au personnel d’avoir une discussion complète. Vous pouvez également utiliser le temps de la réunion pour examiner la façon dont l’information sera communiquée afin que le personnel sache qu’il sera tenu au courant.

Courriel : Bien que le courriel soit facile à utiliser, ce n’est pas toujours le meilleur moyen de relayer l’information. Vous ne voulez pas envoyer tant de courriels que les gens ne peuvent pas trouver l’information quand ils en ont besoin. Si vous utilisez le courriel, assurez-vous de ne l’utiliser que pour indiquer aux gens où ils peuvent obtenir l’information.

Dossiers communs : Si vous n’avez pas d’intranet, créez un dossier commun sur un lecteur réseau accessible à tous.

Tableau d’affichage : Vous pouvez utiliser un espace physique pour afficher de l’information. Les gens peuvent le consulter souvent, et c’est aussi un endroit où les gens peuvent se réunir et discuter de leurs préoccupations.

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